UXE Group | تجربه سازان خلاق

در مقاله‌ی قبلی که با عنوان " استراتژی کسب و کار چیست و سطوح آن به چه شکل هست ؟ " منتشر شد به یکی از مولفه‌های اصلی استراتژی کسب و کار که تحلیل SWOT بود اشاره شد. SWOT به مانند سایر الگوریتم ‌های دیگر، تحلیلی از وضعیت کسب وکار به مدیران می‌دهد. در این مقاله به منظور درک بهتر این تحلیل به بررسی آن می پردازیم.

تحلیل SWOT :

تغییر بخش اجتناب ناپذیر هر سازمان یا شرکت است. اگر ما بدانیم که چگونه می توانیم از فرصت‌ها، تهدید‌ها، نقاط قوت و نقاط ضعف به نحو احسن استفاده کنیم می‌توانیم برنامه‌ریزی دقیق تر و در نتیجه عملکرد بهتری داشته باشیم.

SWOT ابزاری را برای ما فراهم می‌کند که با توجه به آن می‌توانیم عوامل خارجی و داخلی که بر روی کسب و کار ما اثر می‌گذارند را شناسایی کنیم.

سوال اولی که مطرح می‌شود این است که اصلا تحلیل SWOT چیست و چرا باید از آن استفاده کنیم؟

SWOT مخفف کلمات Strength (در این جا یعنی نقطه‌ی قوت)، Weakness (در این جا یعنی نقطه‌ی ضعف)، Opportunity (فرصت) و Threat (تهدید) است. تحلیل SWOT به سازمان ها کمک می‌کند که نقاط ضعف و قوت (S-W) خود را شناسایی کنند و تهدید‌ها و فرصت‌های (O-T) خود را بهتر بشناسند. با دانستن این موارد می‌توان به خوبی یک برنامه‌ی استراتژیک تدوین کرد. هم چنین در تصمیم‌گیری‌ها نیز به ما کمک می کند. SWOT در ابتدا برای مقاصد تجاری و صنعتی توسعه داده شد اما بعد‌ها در تمامی ادرات و سازمان‌های دیگر مورد استفاده قرار گرفت. نقطه‌ی قوت SWOT سادگی و کاربرد آن برای سطوح مختلف عملیاتی است.

سوال دومی که ممکن است پیش بیاید این است که چه موقع باید از SWOT استفاده کنیم ؟

از SWOT در هر مرحله‌ای می‌توان بهره برد مثلا در موارد زیر می‌توان از آن بهره گرفت:

• احتمالات تلاش های جدید و هم چنین راه حل برای مشکلات را برای ما مشخص می‌کند.
• این که مشخص شود کجا احتمال تغییر وجود دارد.
• این که ممکن است در میانه‌ی راه نیاز به برنامه‌ریزی مجدد داشته باشیم را به ما نشان می‌دهد.

SWOT هم چنین یک راه فوق‌العاده برای سازماندهی اطلاعاتی که برای سازمان از طریق مقالات و نظرسنجی‌ها به دست آمده است فراهم می‌کند.

در جدولی مانند جدول زیر می‌توان اطلاعات را قرار داد :

همان طور که در جدول بالا می‌بینید هر نقطه‌ی ضعفی ممکن است به فرصت تبدیل شود و بالعکس آن نیز امکان‌پذیر است.

سوال سوم چه اشخاصی تحلیل SWOT را انجام می‌دهند ؟

متداول ترین اشخاصی که از تحلیل SWOT استفاده می‌کنند اعضای تیم و مدیران پروژه هستند که مسئولیت تصمیم گیری و برنامه ریزی استراتژیک را بر عهده دارند. اما گفتن یک نکته ضروری است و آن هم این است که از نظر هیچ شخصی غافل نشوید. یک گروه کوچک هم می‌توانند تحلیل SWOT را انجام بدهند اما اگر از نظرات اکثریت ذینفعان استفاده کنیم نتیجه‌ی بهتری می‌گیریم. زیرا هر شخصی یک دیدگاه و تجربه‌ی متفاوتی نسبت به نقاط ضعف و قدرت برنامه‌ی کسب و کار دارد. چه بسا نظر یک کارمند در یک رابطه بتواند شرکت را در آینده نجات دهد. به این کار طوفان فکری (Brainstorming) می‌گویند.

سوال چهارم چگونه می توانیم تحلیل SWOT را بکار ببریم ؟

• یک رهبر یا سرگروه را تعیین کنید که مهارت شنیداری و روابط اجتماعی خوبی داشته باشد و بتواند همه چیز را به حرکت درآورد و در مسیر خود قرار دهد.
• از ابزار‌های بصری برای نشان دادن تحلیل استفاده کنید که جلوه‌ی زیبایی برای نشان دادن به ذینفعان داشته باشد. هم چنین می‌توانید یک ضبط کننده برای پشتیبانی از رهبر گروه داشته باشید البته اگر گروه شما بزرگ باشد.
• تحلیل SWOT و هم چنین هدفش در سازمان خود را شرح دهید در اصل می‌توانید با پاسخ به این سوال شروع کنید "کجا هستیم و کجا می‌خواهیم برویم".
• با توجه به گروه و زمانی که در اختیار دارید می‌توانید اجازه دهید که همه‌ی افراد خودشان را معرفی کنند. ذینفعان را به گروه‌های کوچک تر تقسیم کنید. با این کار در نظر گرفتن نظرات خیلی راحت تر می‌شود معمولا در سازمان های بزرگ این تقسیم بندی بین 3 تا 10 نفر است اگر تعداد بیش تر از 10 نفر شد ممکن است نظرات یک شخص شنیده نشود در صورتی که هدف شنیده شدن نظرات است. بعد از این که همه ی نظرات جمع آوری شد می توانید گروه‌های کوچک را به هم ملحق کنید.
• به هر گروهی ابزاری برای نوشتن بدهید مثلا ماژیک و تخته‌ی سفید که برای تحلیل مثلا از همان جدولی که در بالا به آن اشاره شد استفاده نمایند. به هر گروه 20 الی 30 دقیقه برای طوفان فکری زمان بدهید و خاطر نشان کنید که هر ایده‌ای به ذهنشان می‌آید را یادداشت کنند چون هر چه ایده‌ی بیشتری داشته باشید بهتر است و در این مرحله هیچ ایده‌ای را دور نریزید. بعد از این که این موارد انجام شد به اولویت دهی مهم ترین نظرات می پردازیم.
• می‌توانید طبق اولویت ها شروع کنید این که بهترین فرصت، بزرگ ترین نقطه‌ی قوت، بدترین نقطه‌ی ضعف و بدترین تهدید ها چه هستند و از هر گروهی تک تک بخواهید که نظرات خود را با شما به اشتراک بگذارند مثلا می‌توانید برای راحتی و سریع بودن کار از این دست سوالات استفاده کنید "گروه اول شما چه چیز‌هایی را به عنوان نقاط قوت می بینید؟ " .
• در هر بخش برای رسیدن به مهم ترین ها به تفاهم برسید تحلیل را به چشم انداز و ماموریت سازمان ربط بدهید. تحلیل را به برنامه‌ها‌ی استراتژیک وعملیاتی تبدیل کنید. اگر خلاصه‌ای هم از تحلیل داشته باشید در آینده به کار می‌آید.

همان طور که تحلیل خود را در نظر می‌گیرید ، در برابر ضعف یا تهدید ، فکر بازی داشته باشید به اصطلاح open-mind باشید. به همین ترتیب ، تشخیص دهید که یک فرصت می تواند به تهدید تبدیل شود اگر دیگران فرصت را ببینند و قصد کنند که از آن استفاده کنند ، در نتیجه رقابت افزایش می یابد.

کلام آخر شناخت واقعی نقاط ضعف و تهدیدهایی که برای تلاش شما وجود دارد ، اولین قدم برای مقابله با آنها با مجموعه ای قوی از استراتژی های مبتنی بر نقاط قوت و فرصت ها است. تحلیل SWOT نقاط قوت ، ضعف ، فرصت ها و تهدیدهای شما را برای کمک به شما در تصمیم گیری و برنامه ریزی استراتژیک مشخص می کند.